Cara Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel pada Microsoft Access 2007

Cara Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel pada Microsoft Access 2007

Tutorial dan Panduang Lengkap Microsoft Office Access Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel pada Microsoft Access 2007 - Setelah Sobat membuat berbagai tabel dalam database, Sobat memerlukan cara untuk memberi tahu Access 2007 begaimana dat tersebut menjadi kesatuan. Langkah pertama dalam proses ini adalah mendefinisikan relasi antar tabel . 

Setelah sobat melakukan langkah ini sobat dapat membuat query, form dan report untuk menampilkan informasi dari tabel. Relasi antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam field kunci, biasanya berupa field yang memilik nama yang sama pada kedua tabel yang memiliki relasi. 

Pada umumnya, field-field yang bersesuaian ini adalah primary key pada tabel yang satu, yang memberikan identitas unik bagi tiap record dalam tabel tersebut dan foreign key pada tabel yang lainnya.

Jenis-jenis Relasi Antar Tabel 

1. One to many relationship (relasi satu ke banyak)

Relasi satu ke banyak adalah jenis relasi yang paling umum. Dalam relasi satu ke banyak, sebuah record dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B.

Tetapi sebeuah record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record yang bersesuaian dalam tabel A.

2. Many to many relationship (relasi banyak ke banyak)

Dalam relasi banyak ke banyak, sebuah record dalam tabel A, dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B, dan sebuah record dalam tabel B dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel A.

Jenis relasi ini hanya dimungkinkan jika kita mendefinisikan tabel baru sebagai perantara. Relasi banyak ke banyak sebenarnya merupakan dua buah relasi satu ke banyak terhadap tabel perantara.

3. One to many relationship (relasi satu ke satu)

Dalam relasi satu ke satu, setiap record dalam tabel A hanya dapat memiliki satu record yang bersesuaian dalam tabel B dan sebaliknya. 

Jenis relasi ini tidak umum karena sebenarnya tabel A dan tabel B dapat digabungkan menjadi sebuah tabel. 

sobat dapat menggunakan relasi satu ke satu untuk membagi tabel yang memiliki field yang banyak untuk mengisolasi sebagian tabel dengan keamanan data.

Membuat Hubungan Antar Tabel 

Sebagai contoh pada database Rental VCD/DVD sobat telah membuat 3 buah tabel, yaitu tabel Data Penyewa, Data VCD/DVD, Data Sewa VCD/DVD. 

Untuk membuat hubungan antar tabel dari database Rental VCD/DVD tersebut, ikuti langkah berikut:

1. Buka file database Rental VCD/DVD.
2. Klik tab Database Tools →Klik Relationship pada group Show/Hide .
3. Karena pada waktu menentukan Data Type kita memakai Lookup Wizard maka secara otomatis relationship yang keluar akan seperti gambar dibawah.

4. Atau jika sobat sebelumnya tidak memakai Lookup Wizard, akan muncul kotak dialog untuk memasukkan tabel-tabel mana yang akan direlasikan. Plih tabel yang mana saja untuk direlasikan dengan mengklik tombol Add.
5. Untuk membuat hubungan antar tabel, sobat tinggal menggeser (drag) nama field yang ingin sobat gunakan sebagai kunci penghubung ke posisi nama field pada tabel lain.
Sebagai contoh drag nama field Kode pada tabel VCD/DVD ke posisi nama field Kode VCD/DVD pada tabel Sewa VCD/DVD. Dengan langkah ini kotak dialog Edit Relationship akan ditampilkan.
6. Pilih dan klik Create.
7. Untuk menutup jendela kerja Relationships, pilih dan klik Close pada tab Design Relationships.

Menambahkan Tabel Baru pada Jendela Kerja Relationships

Untuk menambahkan Tabel baru pada jendela Relationships, Ikuti langkah berikut : 

1. Tampilkan kotak dialog Show Table dengan melakukan klik tombol perintah Relationship.
2. Setelah muncul kotak dialog Show Table, plih dan klik nama tabel yang akan dimasukkan. Kemudian klik tombol Add atau klik dua kali.

Mengatur Hubungan Antar Tabel 

Hubungan antar tabel biasanya diwakili oleh field penghubung. Apabila diperlukan sobat dapat mengatur hubungan antar tabel tersebut, dengan menggunakan langkah sebagai berikut :

1. Pada jendela kerja Relationship yang sedang ditampilkan. Pilih dan klik dua kali garis penghubung antara tabel yang sobat inginkan. Sebagai contoh sobat klik dua kali penghubung dengan field Kode VCD/DVD. Dengan langkah ini akan memunculkan kotak dialog Edit Relationship atau sobat juga bisa menggunakan group Tools → Edit Relationships.
2. Pada kotak dialog tersebut, sobat dapat mengubah penghubung yang sekarang sedang digunakan dengan penghubung lainnya.
3. Bila perlu beri tanda atau klik kotak cek Enforce Referential Integrity, jika sobat menghendaki supaya sobat berlakukan aturan Referential Integrity terhadap relasi yang sobat modifikasi. Selain itu juga ada dua pilihan lain :

• Cascade Update Related Fields, perubahan pada primary key pada tabel primer secara otomatis mengubah pada record-record yang bersesuaian dalam tabel yang memiliki relasi dengan tabel primer. 
• Cascade Delete Related Record, penghapusan record pada tabel primer, mengakibatkan penghapusan record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan dengan tabel primer. 

4. Klik tombol Join Type, jika hendak mengubah pengaturan join type.

Pada kotak dialog , beritanda pada salah satu pilihan berikut : 

• Only Include rows where the joined fields from both tables are equal. Pilihan default, artinya hanya menampilkan record-record yang bersesuaian dari kedua tabel yang memiliki relasi. 
• Include ALL records from ‘TDVD/VCD’ and only those records from ‘TSewaVCD/DVD’ where the joined fields are equal. Artinya menampilkan semua record dalam tabel yang direlasikan dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel primer.
• Include AL L records from ‘TSewaVCD/DVD’ and only those records ‘TDVD/VCD’ where the joined field are equal. Artinya menampilkan semua record dalam tabel primer dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan.

5. Klik OK. 

Sebagai tambahan, Referential Integrity adalah aturan yang digunakan Access 2007 untuk meyakinkan bahwa relasi antar record-record dalam tabel yang direlasikan adalah valid, dan bahwa sobat tidak akan dapat sedara sengaja menghapus atau mengubah data yang direlasikan. 

sobat dapat menentukan referential integrity jika semua kondisi di bawah terpenuhi : 

a. Field yang bersesuaian dari tabel primer adalah primary key atau memiliki index yang unik. 

b. Field-field yang direlasikan memilik tipe data yang sama kecuali : 

• Field dengan tipe data AutoNumber dapat direlasikan dengan field yang bertipe Number yang memiliki properti Field Size Long Integer. 
• Field dengan tipe AutoNumber yang memiliki properti Field Size Replication ID dapat direlasikan dengan field yang bertipe data Number yang memiliki Properti Field Size Replication ID. 

c. Kedua tabel yang direlasikan merupakan database dari Microsoft Access. 

Jika Referential integrity diberlakukan, sobat harus memperhatikan aturan-aturan berikut : 

a. sobat tidak dapat mengisikan nilai dalam foreign key pada tabel yang nilainya tidak ada dalam primary key dalam tabel primer. Tetapi sobat dapat dapat mengisikan nilai NULL dalam foreign key, yang menyatakan bahwa record tersebut tidak direlasikan. 

b. sobat tidak dapat menghapus data dalam tabel primer jika ada record-record yang bersesuaian dalam tabel yang direlasikan. 

c. sobat tidak dapat mengubah nilai dalam primary key pada tabel primer, jika record tersebut memiliki record yang direlasikan. 

Setelah sobat membuat hubungan antar tabel, apabila tabel yang terkait tersebut sobat buka kembali akan terlihat hubungan antar data dari tabel yang sobat buka dengan tabel yang lain.

Menghapus Hubungan Antar Tabel 

Apabila hubungan antar tabel sudah tidak dibutuhkan lagi, sobat dapat menghapusnya dengan menggunakan langkah berikut ini. 

1. Buka jendela Relationship. 

2. Klik tab Design→Klik kanan garis hubung yang menghubungkan antar tabel. 

3. Klik Delete.

Mencetak Hubungan Antar Tabel 

Untuk mencetak tampilan hubungan antar tabel tersebut sobat dapat mengikuti langkah berikut : 

1. Buka jendela Relationship. 

2. Klik tab Design→Tools →Relationship Report. 

3. sobat pun bisa mengubah tampilannya dengan melakukan klik kanan Design View atau juga . 

4. Pilih Print Preview jika ingin melihat tampilanya sebelum dicetak. Jika sudah Klik Print.

Selesai sudah penjelasan lengkap mengenai cara membuat dan mengatur hugungan antar tabel pada microsoft access 2007.

Demikian sudah posting dan penjelasan lengkap kali ini mengenai "Tutorial dan Panduang Lengkap Microsoft Office Access Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel pada Microsoft Access 2007". Semoga bermanfaat