Cara Membuat dan Menggunakan Query pada Microsoft Access 2007

Cara Membuat dan Menggunakan Query pada Microsoft Access 2007

Tutorial dan Panduang Lengkap Microsoft Office Access Membuat dan Menggunakan Query pada Microsoft Access 2007

 Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. 

Secara fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada. 

Query digunakan untuk melihat, mengubah, dan juga menganalisa data dalam berbagai cara. Query juga dapat digunakan sebagai sumber untuk record-record pada form dan report. Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. 

Pada database ada beberapa macam query yang terdapat pada Access 2007, diantaranya :

1. Select Query : merupakan jenis query yang paling umum. Select query mengambil data dari satu tabel atau lebih menggunakan suatu kriteria tertentu., kemudian menampilkannya. sobat juga dapat menggunakan select query untuk mengelompokkan sejumlah record dan menghitung jumlah total, jumlah data, serta rata-rata.

2. Parameter Query : merupakan query yang jika dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan informasi yang akan digunakan sebagai kriteria untuk mengambil data atau suatu nilai yang ingin sobat sisipkan ke dalam suatu field.

sobat dapat merancang query untuk menanyakan lebih dari satu informasi sebagai kriteria, misalnya sobat dapat merancang untukmenanyakan dua buah tanggal, kemudian Access 2007 mengambil semua record yang ada diantara kedua tanggal tersebut.

Parameter query juga berguna sebagai basis bagi form dan report.

Contohnya, sobat dapat membuat laporan pendapatan bulanan berdasarkan parameter query.
Ketika sobat mencetak laporan (report) tersebut, Access 2007 menampilkan kotak dialog menanyakan bulan yang sobat inginkan dan Access 2000 mencetak laporan pendapatan bulan tersebut.

3. Crosstab Query : menampilakan nilai-nilai yang telah diolah (jumlah total, jumlah nilai, dan ratarata) dari suatu field dalam tabel dan mengelompokkannya ke dalam satu kelompok fakta yang didaftarkan [ada bagian kiri dari datasheet.

sobat juga dapat menampilkan data crosstab tanpa membuat query yang terpisah dalam database dengan menggunakan Pivot Table Wizard. Dengan Pivot Table sobat juga dapat mengubah judul baris dan kolom untuk menganalisa data dalam berbagai cara.

4. Action Query : merupakan query yang membuat perubahan terhadap satu atau beberapa record sekaligus. Ada 4 macam action query yaitu :

• Delete Query : digunakan untuk menhapus sekumpulan record dalam satu tabel atau lebih. Sebagai contoh, sobat dapat menggunakan delete query untuk menghapus stok(barang) yang sudah tidak lagi digunakan. Dengan delete query, sobat selalu menghapus keseluruhan record, bukan hanya beberapa field dalam suatu record. 

• Update Query : digunakan untuk membuat perubahan secara umum/global terhadap sekumpulan record dalam satu tabel ataupun lebih. Sebagai contoh, sobat dapat menaikkan harga produk sebesar 15% atau sobat dapat menurunkan harga sewa sebesar 10%. 
• Append Query : digunakan untuk menambah sekelompok record dari satu atau lebih tabel ke dalam satu atau lebih tabel. 
• Make Table Query : digunakan untuk membuat tabel baru dari seluruh atau sebagian data dalam satu atau lebih tabel. Make table query juga berguna untuk membuat tabel untuk ditransfer pada database Access 2007 yang lain, membuat record yang menampilkan data mulai posisi tertentu, membuat backup atau salinan dari suatu tabel membuat tabel history yang berisi record-record yang sudah lama. 

5. SQL Query : merupakan query yang dibuat menggunakan pernyataan/syntax SQL. 

SQL query terdiri dari :

• Union : jenis query ini mengabungkan field (kolom) dari satu atau lebih tabel atau query ke dalam satu field atau kolom ke dalam query hasilnya. Contohnya, jika sobat memiliki lima pemasok yang mengirimkan daftar persediaan barang setiap bulan, sobat dapat menggabungkan daftar tersebut ke dalam sebuah query menggunakan union query, kemudian sobat dapat membuat make table query berdasarkan union query tersebut untuk membuat sebuah tabel yang baru. 
• Pass Through : jenis query ini mengirimkan perintah secara langsung ke database ODBC, seperti Microsoft SQL Server, menggunakan perintah yang dapat diterima oleh server. Contohnya, sobat dapat menggunakan pass through query untuk mengambil record atau mengubah data. 
• Data Definition : jenis query ini membuat objek database, seperti tabel Microsoft Access atau Microsoft SQL Server. 

Membuat dan Menggunakan Query

Query baru dapat dibuat dengan menggunakan dua cara, yaitu dengan fasilitas Create Query Design dan Create Query Wizard.

A. Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard 

Untuk membuatnya ikuti langkah-langkah berikut : 

1. Bukalah database DRental yang telah dibuat sebelumnya 

2. Klik Ribbon menu pada tab Create. 

3. Klik Query Wizard yang ada di bagian Other. 

4. Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.

5. Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut: 

a. Pada kotak daftar pilihan Tables/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan, misal: 

• Tabel VCD/DVD nama field yang diinginkan Kode, Judul Film dan Tarif Sewa. 
• Tabel Penyewa nama field yang diinginkan yaitu Kode, Nama dan Telepon. 

b. Pada kotak daftar pilihan Selected Fields, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >>

6. Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple Query Wizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang dibuat. Selanjutnya klik Next. 

7. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. 

Kemudian sobat bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). Klik Finish. sehingga tampilan hasilnya akan sebagai berikut.

B. Membuat Query dengan Fasilitas Query Design 

Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut: 

1. Bukalah database yang diinginkan. 

2. Klik tab Create. 

3. Klik Query Design di group Other. 

4. Pada form Show Table pilih tabel yang ingin dijadikan query dengan cara mengklik Add. Jika sudah klik Close.

5 Pada jendela kerja tersebut, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolomkolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan, antara lain: 

• Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel yang diinginkan. Lalu pada tombol daftar pilihan pada baris Field, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. 
• Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya. 
• Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.

6. Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di group Results, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut. 

7. Kemudian simpan query tersebut dengan yang sobat inginkan. Klik OK.

Membuka dan Menjalankan Query

Untuk membuka dan menjalankan query langkahnya sebagai berikut: 

1. Bukalah database yang diinginkan. 

2. Pada bagian navigasi/objek database, pilih query yang akan dibuka, sebagai contoh QueryDaftar.

3. Apabila telah melakukan perintah di atas, maka jika ingin menuju ke tampilan jendela kerja rancangan query maka klik View di group Views pada tab Home begitu pun sebaliknya.

Memodifikasi Rancangan Query  

Modifikasi query dilakukan untuk mengubah hasil rancangan query yang telah dibuat, misal untuk menghapus, menyisipkan field, membuat suatu kriteria berdasarkan ketentuan yang dikehendaki, dan lain sebagainya.

A. Menghapus Query

Untuk menghapus field dalam rancangan query dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 

1. Bukalah database yang sobat inginkan, lalu buka query yang fieldnya ingin dihapus dalam bentuk Design View (Rancangan Query). 

2. Pilih dan klik field yang akan dihapus. 

3. Klik tab Design. 

4. Pilih dan klik Delete Columns yang ada pada group Query Setup.

5. Simpan kembali struktur query-nya 

B. Menyisipkan Kolom dalam Query

Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query langkahnya sebagai berikut: 

1. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design View. 

2. Pilih dan klik kolom tempat akan menyisipkan kolom yang kosong. 

3. Klik tab Design. 

4. Pilih dan klik Insert Columns yang ada pada group Query Setup. 

5. Simpan kembali struktur query-nya.

C. Menyembunyikan Field Tertentu

Untuk menyembunyikan field tertentu agar tidak tampil pada saat query sobat jalankan, ikuti langkah berikut ini : 

1. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design View. 

2. Klik atau hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show yang ada pada salah satu field yang ingin sobat sembunyikan. 

D. Mengurutkan Data Berdasarkan Field Tertentu

Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pada query, ikuti langkah berikut :

1. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design View.
2. Tentukan field yang mana nantinya data didalamnya akan diurutkan.
3. Klik baris Sort yang ada pda field tersebut. Pilih model pengurutannya seperti Ascending untuk terurut secara menaik atau Descending terurut secara menurun.

E. Memindahkan Posisi Field

Untuk memindahkan posisi field yang sudah ditempatkan pada query, ikutilah langkah berikut :

1. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design View.
2. Arahkan penunjuk mouse pada baris di bagian atas nama field yang akan sobat pindahkan hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi anak panah hitam menunjuk ke bawah, kemudian klik satu kali untuk memilih kolom field tersebut.
3. Dengan penunjuk mouse tetap pada baris di bagian atas nama field yang akan sobat pindahkan, geser (drag) kolom field yang sudah dipilih tersebut ke posisi baru yang sobat inginkan.

F. Menampilkan Query dengan Tampilan SQL View

Bila sobat perlu untuk menampilkan rancangan query dalam bentuk tampilan SQL View, Ikuti langkah berikut :

1. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design View.
2. Klik pada tab View dan pilih SQL View

G. Mencetak Hasil Query 

Untuk mencetak hasil query yang telah sobat buat, ikuti langkah berikut :

1. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Datasheet View.
2. Klik Office button pilih Print atau bisa dengan menekan tombol Ctrl+P. 
3. Pilih Print untuk lansung mencetak tabel query tau Print Preview untuk menampilkan hasil pencetakkan di layar.

Baiklah diatas adalah penjelasan lengkap mengenai cara membuat dan menggunakan query pada microsoft access 2007.

Demikian sudah posting dan penjelasan lengkap kali ini,